दस्तावेजों के संचालन के लिए आवश्यकताएँ

1 सी: एंटरप्राइज़ 8.2 /
डेवलपर्स के लिए /
मेटाडेटा ऑब्जेक्ट बनाना और संशोधित करना

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1. दस्तावेजों का उद्देश्य सिस्टम में खाते में लिए गए संकेतकों को प्रभावित करने वाली घटनाओं के पंजीकरण से जुड़ी प्राथमिक जानकारी दर्ज करना है। उदाहरण के लिए, किसी उद्यम की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों को स्वचालित करते समय, यह विभिन्न व्यावसायिक लेनदेन का एक खाता है; उत्पादन नियंत्रण प्रणालियों में - उत्पादन संचालन का पंजीकरण, आदि।

2.1। सिस्टम में एक घटना का पंजीकरण (यानी, खाते में इसका प्रतिबिंब) दस्तावेज़ का उपयोग करके किया जाता है। अधिकांश दस्तावेज़ पोस्ट किए जाने चाहिए ( होल्ड प्रॉपर्टी को अनुमति पर सेट किया गया है)।

तार्किक रूप से, एक अविभाजित दस्तावेज एक पोस्टेड से भिन्न होता है कि एक अविवादित दस्तावेज एक "मसौदा" है जो खाते में परिलक्षित नहीं होता है। इस तरह के दस्तावेजों को सिस्टम में बचाया जा सकता है, भले ही वे पूरी तरह से या बिल्कुल नहीं भरे हों; व्यापार तर्क की कोई जांच और प्रतिबंध उन पर लागू नहीं किए जाते हैं (भरने के लिए जांच, परिवर्तनों को प्रतिबंधित करने की तारीखें आदि)। ऐसे दस्तावेज़ों का डेटा खाते में परिलक्षित नहीं होता (रिपोर्ट में प्रदर्शित नहीं होता है, आदि)

इसी समय, आयोजित दस्तावेज़ एक "शुद्ध" है, जिसका गठन और प्रसंस्करण पूरा हो गया है और जिसके बारे में यह निर्णय लिया गया था कि इस दस्तावेज़ को खाते में शामिल किया जाना चाहिए।

2.2। यदि दस्तावेज़ जीवन चक्र में कई चरण होते हैं जो एक निश्चित प्रक्रिया के चरणों के अनुरूप होते हैं, तो इन चरणों के विवरण के लिए अतिरिक्त स्थिति दर्ज की जा सकती है। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ "ग्राहक आदेश" की स्थिति हो सकती है: "सहमत नहीं", "सुरक्षा के लिए", "बंद"; दस्तावेज़ "कैश ऑर्डर वारंट" - पहले कैश ऑर्डर (केओ -3) के पंजीकरण के रजिस्टर में पंजीकृत, फिर मुख्य लेखाकार (प्रबंधक) द्वारा हस्ताक्षरित, कैशियर को हस्तांतरित, फिर कैशबुक में पंजीकृत, मुख्य लेखाकार (प्रबंधक) द्वारा हस्ताक्षरित।

ऐसे मामलों में, दस्तावेज़ की होल्डिंग खाते में घटना के प्रारंभिक प्रतिबिंब के समय से मेल खाती है, और आयोजित दस्तावेज़ की स्थिति यह स्पष्ट करती है कि घटना खाते में कैसे परिलक्षित होती है।

यदि कोई दस्तावेज़ पोस्ट किया गया है, तो स्थिति के बीच एक दस्तावेज़ का अनुवाद करते समय, उपयोगकर्ताओं को कुछ दस्तावेज़ डेटा, कुछ चेक और व्यावसायिक तर्क प्रतिबंधों को भरने के लिए कहा जा सकता है जो प्रत्येक चरण में इस डेटा पर लागू हो सकते हैं। बाहर ले जाने के क्षण तक, स्थिति पर "ड्राफ्ट" दस्तावेज़ का अनुवाद सिस्टम द्वारा नियंत्रित नहीं किया जाता है।

खाते में बहु-मंच प्रतिबिंब के साथ दस्तावेजों के व्यवहार के उदाहरण:

  • पूर्ण दस्तावेज "ग्राहक आदेश" के लिए :
    • "सहमत नहीं" स्थिति में स्थानांतरण के दौरान, सिस्टम केवल आदेश के मूल मापदंडों को नियंत्रित करता है;
    • जब "सुरक्षित" स्थिति में स्थानांतरित किया जाता है - फ़ील्ड "शिपमेंट की तारीख" को भरने के लिए अनिवार्य है, क्योंकि लॉजिस्ट को उस जानकारी की आवश्यकता होती है जिस दिन ऑर्डर लाया जाना चाहिए;
  • "कैश ऑर्डर" दस्तावेज़ के लिए, अंतिम स्थिति में स्थानांतरण "कैश बुक में पंजीकृत है और मुख्य लेखाकार (प्रबंधक) द्वारा हस्ताक्षरित है" का अर्थ है कि सिस्टम को लेखांकन रिकॉर्ड बनाना होगा, और कैशियर की रिपोर्ट को जर्नल-ऑर्डर (या अन्य लेखा रजिस्टर) में पंजीकृत किया जाएगा, उदाहरण के लिए , बजट संगठनों में - संचालन की पत्रिका में)।

2.3। इस नियम का अपवाद ("अधिकांश दस्तावेज़ पोस्ट किए जाने चाहिए") है

  • दस्तावेज़ जो लेखांकन में घटनाओं को प्रतिबिंबित करने के लिए लक्षित नहीं हैं। इस तरह के दस्तावेजों की मदद से समय के संदर्भ में केवल विभिन्न घटनाओं को दर्ज किया जाता है: उदाहरण के लिए, आने वाले पत्राचार, कॉल, मीटिंग आदि।
  • अलग-अलग दस्तावेज़, जिनमें से तकनीक प्लेटफ़ॉर्म की तकनीकी क्षमताओं से बहुत अलग है, लेकिन जो उपयोगकर्ता को देखना चाहिए जैसे कि उन्हें आयोजित किया जा रहा है। उदाहरण के लिए, ये दस्तावेज हैं "ऑपरेशन (अकाउंटिंग और टैक्स अकाउंटिंग)" - मैन्युअल रूप से संचालन दर्ज करने के लिए, "रूटीन ऑपरेशन" - आंदोलनों के मैनुअल समायोजन की संभावना के साथ एक महीने के समापन ऑपरेशन के लिए, आदि।

इस तरह के दस्तावेज नहीं हैं।

2.4। यदि उपयोगकर्ता को सिस्टम में घटना को पंजीकृत करना चाहिए और इसे एक कार्रवाई के लिए खाते में प्रतिबिंबित करना चाहिए, तो कंडक्टर मोड में एक नया दस्तावेज़ रिकॉर्ड करना आवश्यक है।

इस समस्या को अन्य तरीकों से हल करना अस्वीकार्य है, विशेष रूप से, दस्तावेज़ की पकड़ को अक्षम करके।

3.1 जब लेखांकन में किसी घटना को दर्शाते हैं, तो समय, अवधि, और सिस्टम की अन्य वस्तुओं में बिंदुओं के लिए जटिल बाइंडिंग के साथ "माध्यमिक" डेटा बनाना आवश्यक हो सकता है। इस मामले में, इस तरह के डेटा को रजिस्टरों में रखा जाना चाहिए। रजिस्टरों पर आंदोलनों के गठन के दौरान प्रदर्शन किया जाना चाहिए: स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से।

आंदोलनों के स्वत: गठन के साथ, उपयोगकर्ता दस्तावेज़ डेटा में घटना के बारे में जानकारी दर्ज करता है, और जब दस्तावेज़ में दर्ज की गई जानकारी के आधार पर आयोजित किया जाता है, तो विभिन्न रजिस्टरों में आंदोलनों का उत्पादन होता है। उदाहरण के लिए, लेखांकन लेनदेन के लिए लेनदेन का गठन होता है।

मैन्युअल रूप से आंदोलनों का निर्माण करते समय, उपयोगकर्ता सीधे रजिस्टरों में डेटा दर्ज करता है। ऐसे दस्तावेजों को आमतौर पर मैनुअल ऑपरेशन कहा जाता है। उनका उपयोग प्रारंभिक शेष राशि को पेश करने के लिए किया जा सकता है, या उन व्यापार लेनदेन को दर्ज करने के लिए किया जा सकता है जो कॉन्फ़िगरेशन डेवलपर द्वारा प्रदान नहीं किए गए थे।

3.2। कुछ मामलों में, आंदोलनों का गठन एक अलग दस्तावेज़ के रूप में किया जा सकता है। यह विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के समान प्रसंस्करण, समूह प्रसंस्करण या जटिल व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन के मामले में आवश्यक है जो कलाकारों के कार्यों के स्पष्ट पृथक्करण की आवश्यकता होती है। फिर लेखांकन में घटनाओं के प्रतिबिंब के विभिन्न चरणों को एक दस्तावेज की स्थिति से गुजरने पर नहीं, बल्कि एक दूसरे के आधार पर दर्ज किए गए विभिन्न दस्तावेजों द्वारा महसूस किया जाता है। इस श्रृंखला में, केवल कुछ दस्तावेज़ों का आयोजन होने पर आंदोलनों का निर्माण होता है।

उदाहरण के लिए, उस स्थिति पर विचार करें जब वित्तीय विभाग में भुगतान आदेश बनता है, और, उसी समय, एकाउंटेंट को स्रोत दस्तावेज़ को नहीं बदलना चाहिए। इस मामले में, दस्तावेज़ "भुगतान आदेश" आंदोलनों नहीं करता है, और भुगतान आदेश पर आंदोलनों का गठन एक अलग दस्तावेज "चालू खाते से निकासी" द्वारा किया जाता है, जिसे विशेष रूप से आंदोलनों के स्वचालित गठन के लिए डिज़ाइन किया गया है।

3.3। हटाए जाने के लिए प्रस्तुत और चिह्नित नहीं किए गए दस्तावेजों में सक्रिय आंदोलनों नहीं होना चाहिए।

3.4। यहां तक ​​कि अगर दस्तावेज़ आंदोलनों का निर्माण नहीं करता है, तो इसे "ड्राफ्ट" से तार्किक रूप से अलग करने के लिए किया जाना चाहिए।

4. अधिकांश घटनाओं के लिए, प्रतिबिंब प्रतिवर्ती हो सकता है। इस मामले में, इसके लिए आपको दस्तावेजों को रद्द करने के तंत्र का उपयोग करना चाहिए।

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